בניינים משותפים הם כיום קומפלקסים ענקיים, המאכלסים לעיתים מאות דיירים וכוללים מערכות מורכבות. ניהול בניין משותף לעיתים גדול על ועד הבית המסורתי ולנישה נכנסות חברות לניקיון, ניהול ואחזקת בניינים. אז איך לנהל בניין משותף? כל המידע בהמשך!
ניהול ועד בית - חברה חיצונית או ועד דיירים?
מרבית הבניינים המשותפים בישראל, מנוהלים עדיין על ידי ועד בית, הנבחר על ידי כלל דיירי הבניין, באספה כללית. האספה הכללית של דיירי הבניין, צריכה להתכנס על פי החוק שלוש או ארבע פעמים בשנה ולפחות אחת לשנה.
ההודעה על כינוס האספה, צריכה להינתן לכלל הדיירים, חמישה ימים לפני המועד. לפחות מחצית מבעלי הדירות בבניין חייבים להיות נוכחים באספה, למתן תוקף להחלטות המתקבלות בה.
משתתפי האספה מצביעים ומחליטים מי יהיו חברי הוועד ומה יהיה אופן ניהול הבית. מה הסכום שייגבה מדי חודש מהדיירים ובאיזו דרך, מהי תקרת ההוצאות השוטפות על תחזוקת הבניין כמו ניקיון, גינון, ביטוח, תיקונים, תחזוקת המעלית ועוד.
החלטות אחרות, יכולות להתקבל גם בפורום מצומצם יותר, של לפחות שני שליש מקרב הדיירים. מדובר על סוגיות כמו שיפוצים בבניין, התקנת מעלית או אינטרקום, רכישת מכשור לתחזוקת הבניין כמו מכונות שטיפה, החלפת ספקי שירותים, נושאי ביטוח או ההחלטה האם להתקשר עם חברת ניקיון, ניהול ואחזקה.
לדיירים עצמם יש מחויבות לדווח לוועד הבית מבעוד מועד, על שיפוצים שהם מתכוונים לערוך בדירותיהם ועלולים להקשות על הדיירים האחרים.
חברת ניהול ואחזקה
צריך לזכור, שגם אם יש למי מהדיירים בבניין את הזמן הפנוי והאנרגיה לנהל פרויקט שכזה ללא תמורה ולהתחייב להקדיש ממרצו לגביית תשלומים, ענייני תחזוקה ובירוקרטיה, מדובר במשימה מורכבת מאוד.
ניהול בניין משותף מצריך ידע מקצועי והיכרות עם תקנות חוק המקרקעין. הוא מחייב בחירה של אנשי המקצוע הנכונים לתיקון תקלות ותחזוקה שוטפת, ממנקים וגננים ועד לשיפוצניקים, חשמלאים, שרברבים וטכנאים. בבניינים חדשים, נוספת לכך אחריות על מגוון מערכות המשרתות את דיירי הבניין, כמו מערכת כיבוי אש, מעליות, משאבות מים, מערכות חימום מים ולעתים גם בריכה וחדר כושר, שיש לנהל ולתחזק.
בעקבות כך, מתרחבת כיום המגמה להעביר את ניהול הבניינים המשותפים, בעיקר הגדולים והחדשים, מוועדי הבתים, לידי חברות ניהול ואחזקת בניינים. חברת הניהול והאחזקה לוקחת על עצמה למלא את כל המשימות הללו ולמעשה לאפשר התנהלות מאורגנת, מושכלת, יעילה וחסכונית יותר, של הבניין, ללא טרחה מצד הדיירים.
באמצעות מערך ממוחשב, חברת הניהול מטפלת בחשבונות הקשורים בניהול הבניין, בגביית התשלומים מהדיירים, בטיפול ובאחזקת הבניין בתחומי הגינון, הביוב והצנרת, מערכת החשמל, המערכת הסולארית אם יש כזאת. כל זאת באמצעות בעלי מקצוע של החברה, או כאלה הנשכרים על ידיה, במקרה הצורך, מבחוץ.
חברת הניהול נותנת, בנוסף, מענה לסוגיית הבדיקות התקופתיות למעליות בבניין, למערכות החימום, הגנרטורים וכד’, בהתאם למה שכולל הבניין ואף מספקת ייצוג משפטי לוועד הבית, בעת הצורך.
החברת מתחייבת לתת מענה טלפוני לדיירים ולחברי ועד הבית מסביב לשעון ולהגיש דו”ח חודשי ממוחשב על הוצאות והכנסות בבניין, לנציג ועד הבית.
איך בוחרים חברת ניהול ואחזקה לבניין?
הצעד הראשון בבחירת חברת ניהול לבניין, הוא ביצוע סקר שוק, מאחר שחשוב להתרשם ממה שמציעות החברות הללו ומהן העלויות של שירותיהן.
כאשר נכנסים למשא ומתן עם חברת ניהול ואחזקה לבניין, חשוב לבקש מכתבי המלצה מוועדי בתים איתם היא עובדת או עבדה בעבר ואף לאתר את שם החברה ברשם החברות.
מומלץ לבחור בחברה המציעה מגוון של אנשי מקצוע לטיפול במערכות הבניין, מבלי להסתייע בספקי שירות חיצוניים ואשר מפרטת במדויק, את העלויות של עבודות תחזוקה למיניהן.
חשוב לוודא גם שהיא מספקת ביטוח ועד בית, לכל העובדים וספקי השירות בעת שהותם בבניין, למקרה שייפגעו בעת עבודתם. בנוסף, לברר אודות תנאי הניקיון והאם היא מבצעת שימוש במכונות שטיפה מתקדמות.
חתימת חוזה עם חברת ניהול ואחזקה
עם חברת הניהול חשוב להתקשר באמצעות חוזה מסודר (רצוי מאוד בנוכחות עורך דין), הנחתם בין נציגי הדיירים לבין נציגי חברת הניהול והאחזקה. אין להשאיר סיכומים בעל פה ויש לפרט בחוזה את כל חובותיה של החברה באחזקת הבניין.
חשוב במסגרת החוזה, להפריד בין דמי הניהול שמקבלת החברה עצמה בתמורה לעבודתה, לבין עלות ההוצאות השוטפות על תחזוקת הבניין.
כדי ללכת על בטוח, מומלץ לסכם עם החברה על תקופת ניסיון של חודשים אחדים, עם אופציה להארכת החוזה, לצורך התרשמות מתפקודה, ממידת וההיענות שלה לצרכים של דיירי הבניין ומרמת הניקיון והתחזוקה של הבניין וסביבותיו.
נציגי הדיירים צריכים לוודא שחברת הניהול מבצעת דו”חות תקינות תקופתיים של כל המערכות הפועלות בבניין כחלק ממערך התחזוקה, לאיתור בלאי או תקלות במערכת כיבוי האש, הגנראטור, הצנרת ועוד. בכל מקרה, יש לעקוב מקרוב אחר תפקוד חברת הניהול ולהשאיר את זכות החתימה על החשבון המשותף של הבניין, בידי נציגי הדיירים.
אם וכאשר מחליטים דיירי הבניין להפסיק את ההתקשרות עם חברת ניהול, עליהם לוודא שכל חובות הדיירים שולמו וכל בעיות התחזוקה בבניין טופלו כנדרש, לפני העברת התשלום האחרון לידי החברה.
